Cargo: Secretariado Executivo – Bilíngue
Programa/Departamento: Executivo
Localização:São Paulo/SP
O WRI Brasil está em busca de profissional para atuar juntamente com o Diretor Executivo onde, apoiará a equipe de Diretoria para impulsionar a estratégia e valores do WRI.O Assistente Executivo tem três funções principais:- Fornecer suporte administrativo à Direção Executiva;
- Dar total suporte ao Conselho de Administração do WRI em alinhamento com a Diretoria Executiva;
- Ampla gama de funções administrativas, garantindo a conclusão de projetos que auxiliem o WRI Brasil no cumprimento de sua missão e estratégia, controle de prazos, curadoria de conteúdos e gestão dos planos de trabalho anuais da Diretoria Executiva e do Conselho de Administração.
Principais atividades e/ou responsabilidades:
- Gerenciar a agenda da Diretoria Executiva, antecipando-se com arranjos necessários que envolvam engajamento com outros Diretores e equipe, preparação de conteúdos, planejamento de ações etc.;
- Organizar viagens de negócios nacionais e internacionais, incluindo reservas de passagens aéreas, hospedagem e transporte terrestre e toda infraestrutura tecnológica necessária para o perfeito cumprimentos dos compromissos executivos do WRI Brasil;
- Planejar e executar toda demanda administrativa e financeira necessária o perfeito funcionamento dos trabalhos da agenda Executiva do WRI Brasil, como por exemplo: organizar e solicitar pagamentos, reembolsos de despesas, elaboração de Termos de Referência e coleta de propostas para prestação de serviços ou compra de materiais, seguindo todo compliance do WRI Brasil e antecipando-se na identificação de problemas e/ou necessidade de mobilização de consultorias, facilitações e tradução na gestão de compromissos, entre outros;
- Atuar como ponto focal entre diferentes departamentos e equipes, auxiliando na coordenação de projetos no seu fluxo completo de atividades e prazos (início ao fim);
- Garantir a confidencialidade e a discrição ao lidar com informações sensíveis;
- Administrar, organizar e elaborar documentos, assim como, controlar correspondências físicas e eletrônicas, bem como materiais de conteúdo estratégico que possam a vir tramitar na Diretoria Executiva;
- Auxiliar na gestão de reuniões e agenda, equilibrando horários, disponibilidade de recursos, visando garantir a ocorrências delas e eventuais remanejamentos quando necessário, prejuízos para as partes envolvidas;
- Disponibilidade e disposição para participar de reuniões executivas, redigir atas e planos de ação, para a produção de notas e acompanhamento de marcos importantes para a melhor performance possível dos trabalhos e rotinas;
- Organização de eventos: estruturar briefings, fazer check-list, pesquisar local, reservar e preparar espaço, planejar e executar a logística necessárias, preparar e enviar convites, acompanhar listas de presença, providenciar materiais e documentos, equipamentos e gerir serviços de apoio necessários antes, durante durante e após os eventos;
- Realizar pesquisas, levantamentos de dados e informações, estabelecer boa interlocução com staff e áreas internas (Brasil, outros países e global) e externas ao WRI Brasil;
- Elaborar, redigir e formatar documentos: memorandos, cartas, convites, convocações e atas de reuniões, apresentações em power point e todo documento necessário para manter a devida preparação, memória e registro das rotinas de tomada de decisão executiva do QRI Brasil;
- Organizar e gerenciar arquivos físicos e eletrônicos, bem como preservar a confidencialidade e acesso de conteúdos sensíveis e/ou sigilosos;
Qualificações necessárias
- Graduação completa em Administração, Secretariado Executivo e/ou áreas correlatas;
- Experiência sólida e comprovada como Assistente/Secretariado Executivo;
- Fluência em inglês é mandatório;
- Espanhol desejável;
- Pacote Office Avançado;
- Conhecimento em Microsoft Teams.
Experiências que valorizamos
- Experiência com organizações do terceiro setor nacionais e internacionais;
- Administração ou operações sem fins lucrativos;
- Boa vontade, espírito de equipe e bom convívios com pessoas;
- Organização e pensamento analítico;
- Vivência em ambientes de alta complexidade e busca por ganho de eficiência;
Salário e Benefícios:
·O salário compatível com a experiência e capacitação
·40h/semanais
·Vale transporte
·Vale refeição/alimentação no Cartão Caju
·Programa de Qualidade de Vida
·Day Off de aniversário
·Seguro de vida
·Modelo de trabalho híbrido
·Recesso entre Natal e Ano novo
Caso você se qualifique para a vaga, inscreva-se onlineno sitehttps://jobs.jobvite.com/wri/jobs/até dia20dedezembrode 2024.Só serão consideradas no processo de seleção inscrições submetidas por este site.
O WRI Brasil busca incorporar a diversidade em suas ações e projetos. Por isso, se desejar, indique na suaCarta de Intençõesinformações que julgar relevantes para consideração em sua candidatura, incluindo, mas não se limitando a: raça/etnia, identidade de gênero, orientação sexual, origem regional, vínculo com populações tradicionais, deficiência física ou necessidade específica.
O WRI Brasil é um instituto de pesquisa quetrabalha em parceria para gerar transformação.Atua no desenvolvimento de estudos eimplementação de soluçõespara que aspessoastenham oessencial paraviver, para protegererestaurar anatureza, pelo equilíbriodoclima epor comunidades resilientes. Alia excelênciatécnica à articulação política e trabalha comgovernos, empresas, academia e sociedade civil.
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