IDENTIFICATION DU POSTE
Grade : Adjoint des Cadres
Quotité de travail : 100%
Horaires et jours travaillés : Horaires de jour du lundi au vendredi (35h00 + RTT soit 37h30 hebdo / forfait cadre possible)
Responsable(s) hiérarchique(s) : Responsables du département gestion – Directeur Adjoint DTES
DEFINITION DU POSTE
Gestion administrative et financière des opérations de travaux et/ou de maintenance depuis l’établissement des pièces administratives dès la notification des marchés aux entreprises jusqu’à la réception et au solde des opérations.
Passation de bons de commande, réception et liquidations associées.
MISSIONS PRINCIPALES
Exécution administrative et financière des marchés de travaux y compris ordre de service, avenants et partie administrative des réceptions,
Exécution administrative et financière des contrats de maintenance, appui à la rédaction administrative des marchés de maintenance curative et préventive gérés par la DTES,
Emission de bons de commandes et suivi des commandes pour petits travaux et prestations de services (ex : contrôle technique),
Contrôle de l’application des règles, procédures, normes et standards, dans son domaine d’activité (règles de comptabilité publique, de la commande publique),
Contrôle de la conformité des services/prestations réalisés, dans son domaine d’activité,
Liquidations des situations de marché, des facturations liées aux bons de commande et émissions de titres de recettes afférents (classes 2, 6 et 7),
Elaboration et mise à jour des tableaux de suivi des coûts des opérations exécutées (jusqu’aux fiches de mise en service permettant la génération des amortissements),
Recueil, saisie, mise à jour et sauvegarde de données, d’informations, de tableaux, de fichiers, liés au domaine d’activité,
Rédaction, traitement des courriers, dossiers, documents (élaboration, tri, diffusion, archivage) liés au domaine d’activité,
Classement et archivage des données, des informations, des documents de diverses natures et traçabilité,
Traitement des suspensions, rejets de mandats en lien avec la Direction des Affaires Financières, la Trésorerie et les fournisseurs.
MISSIONS SECONDAIRES :
Aide au suivi des accords-cadres à bons de commande (tableaux de suivi à jour, saisies de données d’activité, etc…)
Il est demandé une continuité de service avec le binôme affecté, donc une coordination dans les tâches et les absences.
A la demande de sa hiérarchie, le gestionnaire administratif pourra être amené à organiser, participer à des réunions ou effectuer toutes autres missions et tâches qui lui seront confiées.
RELATIONS PROFESIONNELLES FREQUENTES
Membres des Départements techniques, responsables d’opérations,
Relations fonctionnelles avec le bureau des marchés,
Direction des Affaires Financières,
Trésorerie,
Fournisseurs de biens et de services,
Tout personnel hospitalier,
Autres établissements membres du GHT.
