DescriptionSom vores nye administrationsmedarbejder bliver du en del af et velfungerende sekretariatsteam, hvor humor, fællesskab og gensidig opbakning er en naturlig del af hverdagen. Sekretariatet arbejder bredt med undervisning, ph.d.-administration, personale, systemunderstøttelse, sekretæropgaver og bygningsdrift.
Jobbet
Din arbejdsdag vil blive delt mellem to funktioner: Bemanding af receptionen i den daglige åbningstid fra 9-12 og løsning af administrative opgaver indenfor bl.a. studieadministration i den øvrige arbejdstid.
I instituttets reception vil du være vores imødekommende ansigt udadtil i tæt samarbejde med vores studentermedhjælpere. Receptionen sikrer en god modtagelse af vores medarbejdere og gæster og håndterer dagligt henvendelser og forespørgsler om stort og småt. Vi har løbende 1-3 administrative studentermedhjælpere ansat, og en del af din rolle vil være at koordinere og sørge for opfølgning på opgaver med studentermedhjælperne.
Receptionsopgaverne består blandt andet af:
- Nøgleudlevering og -administration
- Vedligeholdelse af interne oversigter, lister og procedurer
- Forsendelse af pakker og håndtering af (pakke)post
- Modtagelse af nye medarbejdere og gæster
- Indkøb af kontorartikler og forbrugsartikler til instituttet
- Henvisning til relevante administrative kolleger
- Praktiske ad hoc-opgaver for forskere og kolleger
Uden for receptionens åbningstid vil du deltage i sekretariatets øvrige opgaver med fokus på driftsopgaver indenfor uddannelsesområdet. Det vil bl.a. være:
- Opdatering af Kursusbasen
- Lokalebookning til kurser og arrangementer
- Opfølgning på eksamens- og karakterindberetninger
- Håndtering af projektindberetninger
- Opgaver i forbindelse med studienævnsmøder (mødeindkaldelser, forplejning mv)
- Bestilling af mødeforplejning til undervisningsarrangementer
Du vil arbejde tæt sammen med vores studieadministrator og instituttets uddannelseschef om at løse opgaverne. Du vil også have en stor kontaktflade til instituttets undervisere og til DTU’s centrale studieadministration.
Derudover aftales opgaver inden for sekretariatets portefølje afhængig af kompetencer og interesser, og du vil således i en vis grad få indflydelse på at forme dit faste stillingsindhold. Det kunne f.eks. være som superbruger indenfor indkøb eller rejseafregninger.
Du bliver en del af instituttets Sekretariat, der tilsammen med IT og Forskningssupport udgør instituttets centrale administration. Du vil referere til Sekretariatslederen, og vil i det daglige have stor berøringsflade på tværs af instituttet.
Smil på læben og gode samarbejdsevner
Der er tale om en supportstilling, hvor din indsats får instituttets kerneopgaver til at forløbe bedre og smartere. For at kunne trives i stillingen, er det vigtigt, at du kan håndtere at skifte fokus mellem de forskellige typer opgaver i løbet af en arbejdsdag.
Vi leder derfor efter en profil, der:
- Får energi af at hjælpe andre
- Er en imødekommende kollega, der sætter en ære i et højt serviceniveau
- Er stærk på administrative processer og er nysgerrig på, hvordan de kan effektiviseres
- Har solid erfaring med at servicere en lang række interessenter
- Spreder smil omkring dig og holder fast i det gode humør - også i travle situationer
- Trives med at have ansvar for en bred opgaveportefølje og holde overblikket, når mange opgaver skal dækkes
- Har stærke IT-kompetencer, hvor du er rutineret bruger af Microsoft Office
- Har let ved at sætte dig ind i IT-systemer, da DTU har flere administrative systemer, der vil være centrale for mange af dine opgaver
- Har gode dansk- og engelskkundskaber, både skriftligt og mundtligt, da engelsk er instituttets arbejdssprog
Erfaring med administration i universitetsverdenen er en fordel, men ikke et krav for at søge.
Hvad tilbyder vi dig
Du får 11 gode kolleger i Sekretariatet og bliver en del af administrationsgruppen, hvor den gode stemning og samarbejde er i højsædet. Selvom vi sidder fordelt på flere bygninger på campus, samles vi bl.a. til fælles frokost én gang om ugen.
Du kan glæde dig til at blive del af et miljø, hvor alle har lyst til at bakke op og hjælpe hinanden, hvor der ikke er langt til grin, og din indsats vil blive værdsat på tværs af huset.
Der vil ikke være faste hjemmearbejdsdage, men disse kan lejlighedsvis aftales efter behov.
Løn og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK/Stat) eller anden relevant overenskomst.
Stillingen er i udgangspunktet på 30 timer ugentligt og ønskes besat pr. 1. juni 2026 eller snarest derefter.
Dit daglige arbejdssted vil være DTU Lyngby Campus.
Ansøgning og kontakt
Vi skal modtage din online ansøgning senest den 31. marts 2026. Åbn linket "Ansøg nu", hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter motiveret ansøgning, CV og eksamensbeviser.
Ønsker du flere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte sekretariatsleder Helene Hviid på hviid@dtu.dk eller på 9351 0653. Læs mere om DTU Sustain på sustain.dtu.dk.
Ansøgninger modtaget efter ansøgningsfristens udløb tages ikke i betragtning.
Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen. Da DTU arbejder med forskning i kritisk teknologi, hvormed der gælder særlige regler for blandt andet sikkerhed og eksportkontrol, kan der blive foretage open source-baggrundstjek af kvalificerede kandidater til stillingen.
DTU Sustain - Institut for Miljø- og Ressourceteknologi - er et af de største universitetsinstitutter i Europa med speciale i miljø- og ressourceteknologi. Instituttet udfører forskning, udvikling og forskningsbaseret rådgivning og leverer uddannelsesprogrammer og service til samfundet. Vi arbejder på at udvikle nye miljøvenlige og bæredygtige teknologier, metoder og løsninger samt at formidle denne viden til samfundet og nye generationer af ingeniører. Instituttet har cirka 300 medarbejdere med mere end 30 nationaliteter.
Teknologi for mennesker
DTU udvikler teknologi for mennesker. Med vores forskning og uddannelser i international topklasse er vi med til at skabe en bedre verden, og vi bidrager til løsningen af de globale udfordringer formuleret i FN’s 17 verdensmål for en bæredygtig udvikling. H.C. Ørsted grundlagde DTU i 1829 med en klar mission om at udvikle og nyttiggøre naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. Den mission lever den dag i dag. DTU har 13.500 studerende og 6.000 ansatte. Vi arbejder i en international atmosfære og har et inkluderende, udviklende og uformelt arbejdsmiljø. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.
