Assistant administratif de la direction de l'environnement et du développement durable

Fonction publique Territoriale • Contract • Remote (Occitanie) • 3d ago

Vos missions en quelques mots

- Assurer la communication, le partage de l’information et le lien entre les différents agents de la direction, des service supports ainsi que les relations avec les usagers et les partenaires.
- Effectuer l’accueil physique et téléphonique des usagers et traiter les demandes
- Gérer ou orienter l’ensemble des correspondances reçues.
- Assurer la conception et la complétude administrative et comptable de documents et de tableau de bord.
- Assurer le remplacement de l’assistant(e) administratif(ve) du pôle cycle de l’eau.

1. Accueil téléphonique et physique du public et gestion des correspondances
• Recevoir, orienter et assurer les réponses aux demandes (téléphoniques, courriels, courriers et physique)
• Traiter l’ensemble des demandes soit directement pour les demandes usuelles, soit en se référent à un responsable pour les demandes sortant des procédures ordinaires
• Assurer le suivi des demandes usuelles (dotations de contenants, collecte, déplacement de contenants…) et la gestion des doléances jusqu’à leur réponse
• Réceptionner et enregistrer les courriers puis rédiger les projets de réponses pour les demandes usuelles
• Préparer et mettre en forme les actes administratifs
• Réaliser les comptes-rendus des différentes réunions, commissions, comités et rencontres
• Préparer les comités et les commissions : ordre du jour, compilation des documents
• Assurer la mise en page, le suivi de la signature et l’envoi de tous les courriers

2. Gestion administrative
• Rédaction et des rapports annuel et d’activité de la direction
• Suivre et gérer les demandes de subvention
• Saisir et valider les tonnages de l’ensemble des flux collectés et accueillis
• Elaborer et remplir des tableaux de bord et produire des indicateurs
• Suivre, éditer et transmettre les titres de recette avec les partenaires institutionnels
• Assurer la mise à jour des progiciels du service : gestion des services et des usagers
• Gérer le planning de présence de l’ensemble des agents la direction
• Assurer la saisie et le classement des informations de reporting (tickets de pesées, titres d’évacuation ou de rachat de matière…)

3. Gestion comptable
• Réaliser l’interface entre les techniciens ou les services supports et les fournisseurs (délais, documents comptables, …) pour garantir le bon déroulement des commandes
• Contrôler la complétude des dossiers de commande aux fournisseurs et partenaires
• Participer à l’élaboration budgétaire et suivre sa bonne exécution
• Etablir des statistiques

4. Organisation et logistique
• Gérer les fournitures de bureau
• Recenser les besoins en fournitures de pharmacie, de vêtement et d’équipement de prévention individuelle en lien avec l’assistante de prévention

Profil recherché

- BAC + 2 minimum
- Expérience en secrétariat
- Excellente communication, sens relationnel, sens du contact et de l'écoute
- Travail en équipe
- Organisé, rigoureux et sens des responsabilités
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques et de l'utilisation de tableaux de bord