Trace la courbe de ta carrière dans notre équipe Investissement Québec
Choisir Investissement Québec, c’est devenir le partenaire de milliers d’entreprises québécoises et les accompagner dans la réalisation de leurs plus grandes ambitions. C’est aussi tracer la courbe de ta carrière avec une équipe fière et engagée.
Votre rôle :
Sous la supervision du directeur adjoint, Environnement de travail, le titulaire du poste assure le déploiement de l’offre de service de la direction adjointe au 333, rue Franquet, à Québec, dans un contexte de service à la clientèle.
En outre, il prend en charge la gestion des envois et de la réception des lettres, courriers et colis, gère leur distribution et assure le traitement des demandes entrantes en matière de courrier et de messagerie. De plus, le titulaire assure la réception d’échantillons pour les laboratoires et leur traitement (mettre au frigo si requis, informer l’unité responsable, etc.).
Également, le titulaire exécute différentes tâches relatives au soutien aux occupants, notamment la gestion de l’inventaire et des commandes de fournitures diverses, la gestion des accès à l’édifice, la gestion des bacs de déchiquetage sécurisé de documents. Il assure également un support administratif en matière de facturation et de suivi budgétaire.
Finalement, il voit à la gestion et le traitement de différentes demandes, offre un soutien continu à la clientèle interne et externe et offre un soutien administratif et bureautique à la direction.
Vos responsabilités principales :
Opérations courantes
- Assurer la gestion des activités relatives au traitement, à la réception, à la distribution et à l’envoi du courrier, des colis et échantillons de laboratoire pour le site du 333, rue Franquet.
- Voir à la fonctionnalité, le bon ordre et la propreté des aires de travail à l’usage commun du personnel, notamment les salles de photocopies, salles de réunion, bistro, cafés.
- Voir à la disposition du mobilier des aires communes fréquemment durant la journée.
- Établir et maintenir les inventaires optimaux nécessaires au déroulement des opérations courantes de la Société et coordonner l’approvisionnement en fournitures de bureau et matériel d’impression. Tenir à jour une liste d'inventaires et des calendriers de commande à jour.
- Assurer la réception des commandes, incluant dans le système Virtuo, vérifier l’état des marchandises et retourner au fournisseur si requis.
- Maintenir les locaux d’entreposage en ordre.
- Coordonner les opérations de déchiquetage et de disposition des documents confidentiels (numérisation, archivage).
- Gérer les demandes nécessitant un courtier en douanes pour les importations.
- Exécuter des travaux d’entretien légers des locaux et d’appareils ainsi que procéder au déplacement de mobilier et d’équipements lors de déménagements et de réaménagements mineurs.
- Collaborer à la mise à jour de la documentation et des procédures internes de l’équipe pour les services de bureau (tels que les services de courrier et de messagerie, les fournitures et l'entretien des installations) qui répondent aux besoins de l'organisation.
- Participer à la gestion des accès à l’édifice, voir à la programmation et la distribution des puces d’accès, collaborer avec le conseiller responsable du bâtiment lors de l’arrivée ou le départ de ressources internes, consultants ou visiteurs.
- Assurer le remplacement des postes de réception et d'opérations immobilières lors d'absence de ses collègues (dîners, pauses, vacances, maladies, etc.).
- Offrir un support à l’organisation des lieux lors de la tenue d’événements spéciaux.
Soutien administratif
- Assurer la réception et le classement de la facturation entrante de la direction selon les règles de gestion documentaires établies.
- Procéder à la saisie et au traitement des factures de la direction par l’intermédiaire du système informatisé de gestion financière.
- Participer aux suivis budgétaires de la direction.
- Offrir un soutien logistique et administratif au conseiller responsable du bâtiment et au directeur adjoint, notamment dans la recherche de fournisseurs pour divers travaux de maintenance de l’édifice et des équipements, dans la rédaction de documents contractuels et de formulaire de commande et dans les suivis de réalisation des travaux.
- Réaliser des mandats de recherche documentaire lors de demandes ad hoc du conseiller responsable, de son gestionnaire ou lors d’exercices de reddition de compte.
- Envoyer des communiqués lors d’événements prévus ou imprévus affectant les locaux d’IQ et leurs occupants.
Vos qualifications spécifiques requises :
- Détenir un diplôme de niveau secondaire V.
- Posséder un minimum de trois (3) années d’expérience pertinente.
- Avoir une très bonne maîtrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Avoir une connaissance de l’anglais parlé.
- Avoir une bonne connaissance des logiciels bureautiques de la suite Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint).
- Faire preuve d’aisance dans l’intégration et l’apprentissage de nouveaux outils informatiques et logiciels.
Vos conditions de travail particulières :
- Travail en présentiel à temps plein (35 heures / semaine).
- L’employé peut être appelé à travailler en dehors des heures normales de travail, sur demande.
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