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Job Description
O Assistente Administrativo de Facilities é responsável por apoiar as rotinas administrativas relacionadas à gestão de infraestrutura, manutenção predial e serviços gerais, garantindo o bom funcionamento das instalações da empresa.
RESPONSABILIDADES
- Apoiar a gestão das rotinas administrativas relacionadas à área de Facilities (infraestrutura, manutenção e serviços gerais).
- Realizar o controle e acompanhamento de contratos com fornecedores (limpeza, portaria, manutenção predial, segurança, jardinagem, entre outros).
- Controlar prazos, SLA, custos e indicadores dos serviços de facilities.
- Apoiar o processo de compras da área (cotações, requisições, pedidos e controle de notas fiscais).
- Manter atualizado o inventário de ativos, equipamentos, mobiliário e materiais de uso comum.
- Organizar e arquivar documentos, contratos e relatórios da área.
- Apoiar a gestão de acesso às instalações (crachás, chaves, cartões, controle de visitantes).
- Atender colaboradores e fornecedores para demandas relacionadas à infraestrutura e serviços prediais.
- Apoiar a organização de mudanças internas, layout, eventos corporativos e demandas de espaço físico.
- Garantir o cumprimento de normas internas, políticas de segurança, saúde e conservação do ambiente de trabalho.
- Apoiar auditorias internas e externas relacionadas à área de Facilities.
- Responsável pela gestão de viagens corporativas.
- Elaborar relatórios gerenciais e controles administrativos da área.
REQUISITOS
- Ensino superior em andamento em Administração, Gestão de Facilities, Engenharia, Arquitetura ou áreas correlatas.
- Experiência prévia de no mínimo 1 ano em rotinas administrativas, preferencialmente na área de Facilities, Manutenção, Infraestrutura ou Serviços Gerais.
- Conhecimento básico em controle de contratos, fornecedores e ordens de serviço.
- Noções de processos de compras, cotações e controle de notas fiscais.
- Conhecimento em pacote Office (especialmente Excel e Word).
- Noções de normas de segurança, saúde ocupacional e conservação predial (diferencial).
HABILIDADES
- Proatividade e senso de responsabilidade.
- Boa comunicação e relacionamento interpessoal.
- Capacidade de trabalhar com múltiplas demandas simultaneamente.
- Perfil colaborativo e foco em atendimento interno.
- Organização, disciplina e gestão do tempo.
- Capacidade de lidar com fornecedores e público interno de forma profissional.
- Flexibilidade e adaptabilidade a mudanças e imprevistos operacionais.
