L’assistant.e administratif.ve a pour principales missions :
1. Le suivi de l’exécution administrative et financière de la commande publique (en relation avec les chargés de mission, la déléguée adjointe et les services nationaux) :
· demande de devis, préparation d’analyses des offres, préparation et notification des engagements, suivi administratif des prestations (devis ou marchés recettes (en relation avec la déléguée adjointe, les chargés de mission et les services nationaux) jusqu’aux décomptes généraux et définitifs, traitement des factures après service fait pour mise en paiement ;
· suivi de tableaux récapitulatifs financiers avec l’aide d’outils métiers.
2. Le suivi des dépenses et recettes (en relation avec la déléguée adjointe, la chargée de mission aménagements / partenariats et les services centraux) :
· constitution des dossiers de demandes de versement de subventions
· suivi de tableaux de bord.
3. L’assistance administrative de la délégation :
· assistance de la déléguée et de la déléguée adjointe : organisation de réunions, constitution de dossiers, propositions de courriers ;
· participation à l’organisation du Conseil de rivages ;
· assistance à la mission de propriétaire : réponses aux demande d’autorisation récurrentes (demande de manifestation, réponse candidature), publipostage ;
· logistique de la délégation : entretien bureau, petits travaux, véhicules, etc (en relation avec les agents de la délégation, et les services centraux) ;
· achat de prestations, petits travaux et produits nécessaires au quotidien de la délégation ;
· suivi et fiabilisation des contentieux, taxes et cotisations liés au statut de propriétaire ;
· référent de la gestion du temps de travail des agents de la délégation, à l’aide de l’outil dédié
· gestion de la documentation, de l’archivage,
· gestion du courrier arrivée et départ, de l’accueil téléphonique.
